Escribir un correo formal en Outlook.com

En el presente tutorial veremos cómo escribir un correo formal en Outlook.com. Además de la estructura propia del correo te  mostraremos algunos detalles que deberás tener presente como: dirección apropiada, correos con copia y copia oculta, firma, diseño, imágenes etc.

Un correo electrónico formal puede suplantar a la carta enviada por correo tradicional y básicamente tiene el mismo diseño. Cabe aclarar que no existe un diseño único de carta formal pero algunos elementos son obligatorios en todos los casos, por ejemplo: el encabezado, el saludo y la firma.

Lo primero que debes tener en cuenta antes de enviar un correo formal, es tu  dirección de correo Outlook.com. Si tu dirección no es suficientemente seria, porque incluye un apodo, una característica o algún detalle informal, será mejor que crees un Alias. Una dirección alternativa te permitirá seguir utilizando tu cuenta sin tener que mostrar la dirección principal. Si todavía no creaste ningún alias en tu cuenta visita nuestro tutorial Crea un Alias para tu cuenta Outlook.com

Si tienes dudas a la hora de  elegir una dirección adecuada para tus correos formales revisa nuestro artículo Elegir una dirección de correo adecuada en Outlook.com

Si vas a enviar muchos correos formales será mejor que crees una firma. Puedes incluir una firma clásica  manuscrita a través de una imagen o puedes configurar una firma que incluya tu nombre y otras vías de comunicación como dirección web, domicilio y teléfonos. Para conocer más sobre firmas visita nuestro tutorial Incluir una firma en tus mail de Outlook.com

Ahora bien pasemos a la estructura del correo formal propiamente dicho. Primero deberás iniciar sesión en Outlook.com y luego presionar el botón Nuevo para poder redactar un correo electrónico.

Aquí nos ocuparemos de los cuatro campos que conforman el correo electrónico: Remitente o De, destinatario o Para, asunto y cuerpo del mensaje.

Empecemos por el remitente o dirección De. Como te contamos más arriba es muy importante que nuestra dirección sea lo más seria posible, por eso elegiremos entre nuestros Alias el más acorde para ser utilizado en un correo formal. Para elegir otra dirección presiona la flecha que se muestra en la dirección principal y elige el Alias más adecuado.

Ahora veamos el destinatario, podemos observar que este campo tenemos las opciones Para y CC CCO. Presionando en Para accederemos a nuestra agenda de contactos, si la persona a la cual queremos enviarle el correo no figura entre nuestro contactos deberás escribir su dirección de correo electrónico de forma manual. Las opciones CC y CCO se refieren a la posibilidad de enviar correos con copias y correos con copias ocultas. Para saber más sobre este tema revisa nuestro tutorial Enviar correos con copia (CC) y con copia oculta (CCO) en Outlook.com 

Pasemos al asunto del mensaje, este debe ser conciso, claro y debe referirse a la cuestión específica de la carta. En promedio, los asuntos más cortos reciben respuestas más rápidas que los asuntos largos.
Finalmente nos ocuparemos del cuerpo del mensaje. Un correo formal debe escribirse como una carta tradicional, en el encabezado pondremos el nombre del destinatario y su cargo si lo tuviera. El destinatario podrá ver la fecha en la información adicional que incluye cada correo pero es prudente que nosotros la incluyamos en el cuerpo del mensaje. Al final del mensaje tendremos que poner un saludo, puede ser simplemente un "atentamente", cordiales saludos o cualquier otro saludo apropiado.  Finalmente escribiremos nuestro nombre, también podemos incluir nuestro número de teléfono como otra forma de contacto.

Generalmente las cartas formales no incluyen imágenes, pero si fuera necesario es mejor incluirlas en el cuerpo del mensaje, para esto deberás presionar Insertar y luego Imágenes incorporadas.

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